ZEITUNG FÜR KOMMUNALE WIRTSCHAFT // AUSGABE 8 | AUGUST 2023

E-Versand – Die Lösung SiMPEL spart nicht nur Zeit und Druckkosten, sondern schont auch die Umwelt

Unternehmenspost – egal ob sie ein oder ausgeht – bedeutet einen großen Aufwand, vor allem, wenn die eingehenden Daten digital verarbeitet werden sollen. In Zeiten von Home-Office hat sich dieser Aufwand nochmals erhöht. Die OD Group hat daher eine Lösung entwickelt, die es Versorgern ermöglichen soll, mit ihren Kunden effizient zu kommunizieren.

Outputmanager für postalischen Versand

Zum einen kümmert sich »SiMPEL« – die Buchstaben stehen für Smart intelligent Mail (or) Print Electronic Link – als Outputmanager um den Postausgang. Papier, Kuverts und Frankierungen werden beim Kunden vor Ort nicht mehr gebraucht. Die Handhabung ist einfach: Die Anwender übermitteln die Daten – über den Druckertreiber – an »SiMPEL«. Der Outputmanager verarbeitet anschließend den Auftrag und entscheidet, je nach Vorgabe des Kunden, was gedruckt und was per Mail verschickt wird, und erledigt alles Weitere.

Ebenfalls möglich ist der Weg per Upload über eine Webplattform. Für Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur gibt es auch die Option des Imports bzw. der Abholung und die Anbindung via API Schnittstelle. Die Vorlauf- und Produktionszeiten von Postaussendungen und Mailingaktionen lassen sich laut Anbieter durch »SiMPEL« deutlich verkürzen. 

Inputmanager für Datenbearbeitung 

Zugleich funktioniert »SiMPEL« als Inputmanager: Papier- oder Digitalformulare aus verschiedenen Quellen werden empfangen, erfasst, verifiziert und für die weitere Bearbeitung zentral bereitgestellt. Der Inputmanager verarbeitet die eingehenden Formulare und digitalisiert diese mit allen benötigten Daten. Insgesamt werden Hand- und Maschinenschrift, Barcodes und Unterschriften automatisch erkannt. Gleichzeitig erhöht sich die Datenqualität durch die Validierung der Stammdaten; geprüft werde auch auf individuelle Plausibilitäten, Korrelationen und Vollständigkeit. Die geprüften Daten stehen danach im gewünschten Format zum Download oder in einem Onlineportal zur weiteren Verwendung bereit. Auch eine Integration in das jeweilige ERP-System ist nach Angaben des Anbieters möglich. 

Die OD Group verweist darauf, dass sowohl ihre Mitarbeiter als auch die verwendete Hard- und Software strengen und aktuellen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Die erfassten Daten werden dementsprechend nach vereinbarten Fristen vollständig gelöscht. Die Server stehen laut OD Group in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.