Erfolgsgeschichten SMiLE
WILKA Schließtechnik GmbH
Kunde:
WILKA Schließtechnik GmbH
Mit der Einführung von SMiLE konnte WILKA seine Werbemittel- und Marketinglogistik vollständig digitalisieren
Kunde
WILKA Schließtechnik GmbH
Die WILKA Schließtechnik GmbH ist ein traditionsreiches Familienunternehmen der Schloss- und Beschlagindustrie mit Sitz in Velbert in Nordrhein-Westfalen. Gegründet im Jahr 1865 durch Wilhelm Karrenberg, begann die Unternehmensgeschichte mit der Fertigung von Möbelschlössern. Über Generationen hinweg entwickelte sich WILKA kontinuierlich weiter und erweiterte sein Portfolio um digitale Schließtechniklösungen.
Aus der späteren Wilhelm Karrenberg KG entstand 1990 die heutige WILKA Schließtechnik GmbH. Heute beschäftigt das Unternehmen rund 300 Mitarbeitende am Standort Velbert und erzielt einen Jahresumsatz von über 35 Millionen Euro.
Projektumsetzung
Im Januar 2023 startete WILKA die Suche nach einem leistungsstarken POD- und Werbemittel-Dienstleister und wurde dabei auf die On-Demand-Marketinglösung SMiLE aufmerksam. Der Ausgangszustand war geprägt von dezentralen und manuellen Prozessen. Ein einzelner Raum im Werk diente als Lager für Drucksachen und Werbeartikel, ohne transparente Bestandsübersicht, ohne kontrollierte Ausgabe und mit hohem manuellem Verwaltungsaufwand. Eine strukturierte Steuerung der Werbemittelprozesse war zu diesem Zeitpunkt nicht gegeben.
Anforderungen an SMiLE
Die Anforderungen von WILKA an das SMiLE Portal waren vielfältig und auf eine umfassende Digitalisierung der Werbemittel- und Logistikprozesse ausgerichtet. Zentrale Anforderungen umfassten die Lagerung und den weltweiten Versand inklusive Zollabwicklung sowie die vollständige SAP-Anbindung zur Integration in bestehende Systemlandschaften. Darüber hinaus sollte eine individuelle Rechnungsstellung je Kostenstelle ermöglicht werden, um eine präzise interne Kostenkontrolle sicherzustellen.
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Einbindung verschiedener Lieferanten pro Artikel sowie der Abbildung eines professionellen Messeservices inklusive Lieferung und Abholung. Auch die Konfektionierung von Kombiartikeln aus dem Lagerbestand war Teil der Anforderungen, ebenso wie die Steuerung von Werbeaktionen und Kampagnen, die Bereitstellung von Downloadartikeln sowie ein umfassendes Reporting zur transparenten Auswertung aller Aktivitäten.
Werbemittel-Logistik
Im Zentrum des Projekts stand die Optimierung der gesamten Werbemittel-Logistik. Ziel war es, eine jederzeit verfügbare Bestands- und Artikelübersicht zu schaffen und gleichzeitig eine kontrollierte, nachvollziehbare Bestellabwicklung zu etablieren. Durch die Ablösung manueller Prozesse wurde eine deutlich höhere Transparenz, Effizienz und Prozesssicherheit erreicht.
Kundenstimme
„Mit dem Marketing-Service-Portal SMiLE von O/D Media haben wir bei WILKA unsere gesamte Verwaltung und Distribution von Werbemitteln, Verkaufsunterlagen und Messe-Equipment nachhaltig optimiert. Besonders überzeugt hat uns die zentrale Plattform, über die unsere Außendienstmitarbeiter jederzeit und standortunabhängig auf alle relevanten Materialien zugreifen und diese direkt bestellen können. Die Nutzung ist dabei äußerst komfortabel und intuitiv gestaltet, sodass das Portal nicht nur für das Marketing einen echten Mehrwert bietet, sondern vor allem auch für unsere Außendienstmitarbeiter, die ihre Werbemittel, Verkaufsunterlagen und Messeequipment schnell und unkompliziert selbst organisieren können.
Durch die Einführung von SMiLE konnten wir unsere internen Prozesse deutlich vereinfachen und beschleunigen. Bestell-, Freigabe- und Produktionsprozesse laufen heute vollständig digital und transparent ab, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Fehleranfälligkeit erheblich reduziert. Gleichzeitig haben wir jederzeit einen klaren Überblick über Bestände, Budgets und Bestellhistorien.
Ein besonderer Mehrwert ergibt sich für uns in der Verwaltung unserer mobilen Messestände: Diese werden zentral über SMiLE gesteuert, können von unseren Außendienstmitarbeitern unkompliziert bestellt und nach Einsatz wieder zurückgesendet werden. O/D Media übernimmt dabei die Lagerung sowie die Prüfung der Rückläufer auf Vollständigkeit und mögliche Beschädigungen und informiert unser Marketing zuverlässig über den Zustand der Materialien. Dadurch stellen wir sicher, dass unsere Messestände jederzeit einsatzbereit sind und optimal genutzt werden können.
Für uns ist SMiLE heute ein unverzichtbares Werkzeug, das die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb deutlich verbessert hat und dazu beiträgt, Ressourcen in Marketing und Vertrieb effizienter einzusetzen.“
Marketing WILKA Schließtechnik GmbH
Lösung SMiLE
Mit SMiLE wurde für WILKA ein modernes, webbasiertes Marketing-Service-Portal als SaaS-Lösung implementiert, das speziell für den B2B-Einsatz entwickelt wurde. Ergänzt durch eine integrierte Web-to-Print-Funktion ermöglicht SMiLE die vollständige Abbildung sämtlicher Marketing- und Werbemittelprozesse, ortsunabhängig, digital und durchgängig automatisiert. Vom initialen Auftrag über die Erstellung und Abstimmung der Werbemittel inklusive Korrekturschleifen bis hin zur finalen Freigabe werden alle Schritte zentral im System gesteuert.
Das Portal bietet WILKA die Möglichkeit, die gesamte Werbe- und Marketingorganisation unabhängig von einzelnen Lieferanten zu steuern. Dabei wurde ein individuell auf das Unternehmen zugeschnittenes Portal im Corporate Design eingerichtet, inklusive integrierter Lagerlogistik und zentraler Artikelverwaltung.
Im weiteren Projektverlauf wurde zudem die interne Mitarbeiterbestellung erfolgreich integriert. Rund 300 Mitarbeitende können seitdem Werbemittel für den persönlichen Bedarf direkt über SMiLE bestellen. Die Abrechnung wurde dabei um eine personalisierte Komponente erweitert: Auf Basis der Personalnummer erfolgt eine monatliche, automatisierte Verrechnung über die Lohnabrechnung. Eine speziell entwickelte CSV-Schnittstelle ermöglicht die reibungslose und automatisierte Verbuchung im Lohnsystem.
Darüber hinaus wurde auch der Bereich Textilbeschaffung erfolgreich in SMiLE abgebildet. Artikel wurden strukturiert angelegt und ein definierter externer Lieferant angebunden. Quartalsweise erfolgt seither ein automatisierter Bestellübertrag unter Berücksichtigung individuell verhandelter Preise. Versand und Abrechnung werden direkt zwischen Lieferant und WILKA abgewickelt, was durch die flexible Systemarchitektur von SMiLE effizient und nahtlos umgesetzt werden konnte.
Ergebnis
Mit der Einführung von SMiLE konnte WILKA seine Werbemittel- und Marketinglogistik vollständig digitalisieren, Prozesse deutlich verschlanken und gleichzeitig eine hohe Transparenz sowie Steuerbarkeit über alle Bereiche hinweg erreichen. Das Portal bildet heute die zentrale Plattform für alle werblichen Prozesse, skalierbar und effizient.
